BIM und VDC: Nichts geht ohne Strukturen!

In der vorhergehenden Kolumne konnten wir ein paar grundsätzliche Begriffe definieren. Lassen Sie uns nun gemeinsam auf den Start und die Einführung von neuen Strukturen und Prozessen eingehen.

Menschen ändern ihr Verhalten meist aus zwei äußeren Gründen: Ein Gesetz/eine Norm fordert sie dazu auf oder es gibt monetäre Gründe. Bevor es Gesetze und Grundlagen gibt, die Sie zwingen, neue Prozesse einzuführen, beginnen wir, Ihre Prozesse zu analysieren und die Grundlagen für eine stabile BIM-Organisation zu legen. Es ist kein einfacher Prozess. Es wird sicherlich den einen oder anderen „roten Kopf“ in Ihrem Betrieb geben, der dies nicht so sieht. Über die Einbindung von Mitarbeitern in einer späteren Kolumne mehr.

Zuerst legen wir aber den Begriff BIM (Building Information Modeling) ab und verwenden in Zukunft nur noch den holistischen Term VDC (Virtual Design and Construction), der BIM, die Prozesse und Organisation umfasst (siehe Kolumne: „BIM: (r)eine Definition...“, https://tga.li/FSt ). Die Einführung von VDC muss organisiert werden – es ist nicht anders als ein normales, übliches Projekt in der Firma.

Wie gehen Sie mit einer Projektanfrage um?

Sicherlich so, indem Sie die folgenden Punkte bearbeiten oder zumindest im Kopf „abspulen“:

• Sie prüfen, wo Sie stehen und ob das Ihr Aufgabengebiet ist.
• Sie analysieren, was die Aufgabenstellung ist und bis wann was wie bearbeitet sein muss.
• Sie prüfen, ob Sie genügend freie Ressourcen und Kapazitäten haben.
• Sie validieren, ob Sie das gewünschte Ergebnis liefern können.
• Sie klären, welche Randbedingungen, Stakeholder und Zielvorgaben es hat.
• Sie untersuchen, was die Nichtziele des Projektes sind.
• Sie rechnen, was das Projekt kostet, es abwirft und ob es Lerneffekte daraus geben könnte.

Genau das gleiche machen wir mit der Einführung von VDC auch. Ich möchte diese Themen dezidiert nacheinander bearbeiten und mir Zeit nehmen, die notwendigen Prozesse auseinanderzunehmen: Starten wir mit der Prüfung, der Definition der Aufgabenstellung und der Ressourcenplanung.

Aufgabengebiet

Ich möchte Ihnen gerne helfen, die Berührungsangst vor VDC zu verlieren. Dafür ersetzen wir die übliche Projektanfrage durch eine praxisnahe Aufgabenstellung: „Ich, als Auftraggeber, möchte Weihnachtsgeschenke!“ Wie würden Sie nun vorgehen? Ich denke, dass Sie zuerst prüfen, ob das Ihrer Kompetenz entspricht. Haben Sie schon einmal Geschenke gekauft? Haben Sie schon Prozesse hierfür?

Aufgabenstellung

Wie Sie klar erkennen, sind die Anforderungen extrem unpräzise. Wie viele Geschenke sind es? Wer sind die Beschenkten? Wann soll die Bescherung stattfinden? Welches Budget habe ich für ein Geschenk? Wie lange ist die Vorlauf- und Bestellzeit für das Geschenk? Sind die Geschenke überhaupt verfügbar? In diesem Fall fragen Sie beim Partner nach und lassen sich die offenen Fragen beantworten. Warum tun Sie das nicht auch im Beruf und haken bei der ausschreibenden Stelle nach? Welche Bedürfnisse möchte der Auftraggeber mit seiner Angabe überhaupt befriedigen? Was sind seine Ziele und noch wichtiger, welche Ziele sind irrelevant für die Erfüllung der Geschenkwünsche? Lassen Sie sich detailliert angeben, was gewünscht ist. Sie möchten, dass Ihr Auftraggeber genau die Leistung bekommt, die er möchte. Es wäre wünschenswert, dass Sie nicht ein übertriebenes Angebot abgeben oder ein 1 Euro Angebot für diese Leistung. Der Auftraggeber wiederum hat mannigfaltige Gründe, warum er Ihnen als potentiellen Partner diese Angaben zur Verfügung stellt. Es kann ein wirkliches Bedürfnis sein, aber auch Unwissenheit über die Auswirkungen von VDC.

Ressourcen

Oft begeht man den gleichen Fehler und beginnt eine Terminplanung vom Start an. Probieren Sie es andersherum, denn es ist zielführender, einen rückwärtsgerichteten Meilensteinplan zu erstellen! Dies geht umso einfacher, wenn Ihnen Terminanfang und Terminende klar sind. Bei Aufgabenstellungen, bei denen Terminanfang und -ende klar sind, ist es deutlich einfacher, einen rückwärtsgerichteten Grobterminplan zu erstellen. Als Beispiel habe ich nochmals das Geschenkedilemma von oben genommen.

Dies ist völlig ausreichend, wenn Sie eine schnelle Übersicht haben wollen. Denken Sie nicht zu viel in digitalen Prozessen, sondern in analogen Vorgängen. Ergänzend schreiben Sie Abwesenheiten, Randbedingungen etc. handschriftlich dazu. Verwenden Sie keine Software, keine App – ganz einfach deshalb, weil diese Ihnen die Möglichkeit zum freien, kreativen Denken nehmen. Sofort können Sie in diesem Beispiel sehen, dass Sie insgesamt nur wenige Tage Zeit haben, um alle Geschenke zu besorgen und alle Teilaufgaben zu erledigen. Bei größeren Projekten schreiben Sie Personen dazu, von denen Sie denken, dass diese für die Bewältigung der Aufgaben notwendig sind. Sie haben nun mehrere Möglichkeiten:

• Sie packen Ressourcen in diese wenigen Tage, die Ihnen zur Verfügung stehen und versuchen das Beste, um alle Geschenke zu bekommen.
• Sie klären ab, ob Sie alle Geschenke am 24.12. benötigen und ob Sie das Geschenk für Tante Gerda nicht erst am 06.01. brauchen.
• Sie lassen Weihnachten ausfallen.
• Sie sehen, dass Sie wenige Tage Zeit haben und klären die Aufgabenstellung noch genauer ab.
• Sie verschieben Termine mit niedriger Dringlichkeit und niedriger Wichtigkeit, die Ihnen Ressourcen rauben. Danach rechnen Sie den Geschenkkaufvorgang noch einmal durch.

Für welche Möglichkeit würden Sie sich entscheiden? Welche Möglichkeiten fallen Ihnen noch ein? Teilen Sie mir es mit. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldungen und wünsche ein Frohes Fest!